E-posti teel ärikirja saatmise reeglid. Ärikaart: näidis. Kuidas saata e-kiri e-postiga

Viimase kümne aasta jooksul on ärikirjandus e-posti teel saanud tohutu populaarsuse ja on muutunud üheks ärisuhtluse peamiseks viisiks. Täna on raske leida isikut, kes ei kasuta meilisõnumit suhtlemisoskuste praktikas. Sellest hoolimata küsivad tänapäeval paljud inimesed ise: kuidas saata e-posti teel meili , et järgida kõiki reegleid? Kuidas kasutada kirjaoskajat, et saada adressaadile heli mulje saatja kohta?

Käesolevas artiklis kirjeldatakse e-posti teel koostatud ärikirjelduse reegleid ning artiklis toodud praktilised nõuanded aitavad teil e-kirjade koostamisel õigesti teada saada.

Paljud alustavad oma tööpäeva, kontrollides postkasti uute sõnumite jaoks. Kuid väga kahetsusväärseks, et vaatamata selle teabevahetuse meetodi levimusele ei tea paljud, kuidas õigesti kasutada ärikirjavahetuse keelt, võttes e-kirju mitteformaalse suhtlusviisi jaoks.

Tänu e-kirjade kättetoimetamise kiirusele lihtsustab e-posti kasutamine tähtsate ametlike dokumentide, vormide ja rakenduste vahetamist, kuid isegi siin inimesed teevad kirju saates vigu. Sageli juhtub, et failide vahetamisel e-kirja koostamisel ei salvesta adressaadid mingil põhjusel kaasnevaid esseesid ega sisesta teemasid, mistõttu saab adressaatide tööd keerulisemaks muuta. Käesoleva artikli eesmärk on vastata küsimusele: kuidas kirja saata e-posti teel ja järgida kõiki kirjaliku kommunikatsiooni eeskirju e-posti teel?

E-kirjade koostamisel tuleb kõik esitatud väljad täita

Kirja saatja kohustub e-posti korrespondentsi reeglitega täitma kõik e-kirjas toodud väljad, näiteks adressaadi aadress ja nimi ning kirja saatja. Kindlasti kirjeldage teemat, mis kirjeldab lühidalt saadetud e-kirja sisu. Korralikult kirjeldatud teema puhul on väga sageli sõltuv saadetud kirja saatus ja selles märgitud probleemi lahendamise kiirus. Ettevõtte e-kiri peaks algama tervitusega - see lihtne vastuvõtja austuse kuvamine on kirjavahetuses väga tähtis. Pärast tervitust tuleb järgida teksti, mida nimetatakse "kirja kehaks", ja lõpuks jääb allkiri näiteks "Lugupidamisega Brisov Petr Ivanovitš".

Tervitus ärilises kirjas

Praegusel hetkel on teravdada oma tähelepanu, kuna lugupidamisežest on ettevõtte sideme mis tahes aspektis väga oluline. Optimaalne teretulnud fraas on "Hea päev" või "Tere". E-kirjavahetuse läbiviimine piirab saatja sõnade "Tere õhtusööki" või "Tere hommikust" kasutamist, kuna saaja saab seda kirja lugeda palju hiljem kui seda saab. Samuti ei ole õige kasutada mitteametlikus suhtluses kasutatavate emakeelsete väljendite tervitamisel .

Pärast sõna või fraasi tervitust peate saatjale viitama nime ja istaja ees ning juhul, kui nimi on saatjale teadmata, võite selle hetke vahele jätta. Pärast teretulnud sõna võite jätkata kirja eesmärgi avaldamist.

Lisatud failid ärikirjas e-postiga

Kui kirja põhieesmärk ei ole mitte ainult kirjalik narratiiv ja asi sisu aruanne, vaid ka faili saatmine, siis on kõige parem saata objekt esimest korda. Tihti juhtub, et paljud saatjad väldivad märkamatult, kui märkisid kirja tekstis sisuliselt küsimuse sisu, unustada vajaliku investeeringu lisamist. Selline hooletus võib ärikirja saatja ärimaailmist negatiivselt mõjutada.

E-posti aadress peab olema äratuntav ja lühike

E-posti ärikirja reeglid kohustavad saatjat omama äratuntavat elektroonilist nime, mis peab sisaldama tõeseid andmeid saatja nime kohta. Väga lakooniline ja rumal ei näe ametlikke kirju ja aadresse, kui elektrooniline aadress tähistab mitteametlikke väljendeid või sõnu, näiteks elektroonilist aadressi "limon_petya". Tundub täiesti täiesti võimatu. Ärilises kirjavahetuses on parem luua eraldi meiliaadress ja järgida e-posti teel ärikirjavahetuse etikett.

Kasutades kiiret vastust (Response), et vastata varem vastu võetud e-kirjadele

Funktsioon Vastus või Vastus (lühendatud kujul, mis näeb välja nagu Re :), aitab kasutajal kiiresti saata e-kirjad saata. Sellel funktsioonil on ka universaalne võimalus lugeda eelmist kirjavahetust vastava teema kokkupuutega. Kuid ärikirjavahetuse eeskirjad e-posti teel kohustavad saatjat ärikirja eset ümber nimetama, kui kirjavahetuse ajal muutub arutelu olemus.

Enne ärikirja saatmist peaksite kontrollima õigekirjavigu ja kirjavahemärke

E-post lihtsustab teabevahetust, kuid äriline kirjavahetus ei tohiks unustada vene keele reegleid, kuna hooletu viga võib mõjutada saatja õigust. Enne kirja saatmist peaksite teksti mitu korda läbi vaatama ja hoolikalt kontrollima seda oofograafiliste ja kirjavahemärkide tõrgete korral. Paljudel e-posti klientidel on õigekirjakontrolli funktsioon, seega pöörake tähelepanu punase joonega rõhutatud sõnadele. Kui teil on õigekirja õigsuse suhtes kahtlusi, peate internetist abi küsima või õigekirja kontrollima õigekirjaõppe abil.

Sihtvälja tuleb täita viimane koht

Lõpetamata või edastamata sõnumite saatmise vältimiseks tuleks ärikirja saaja aadress sisestada viimasel hetkel enne saatmist. See reegel on e-kirjaga ka ärikirjavahetuse alusteks. See juhtub, et kui saaja väli on täidetud, saab e-kiri varem kasutatud adressaatide nimekirja pakkuda, peaks ka siin tähelepanu pöörama, et mitte ekslikult saata koostatud ärikirja välisriigi adressaadile.

Ärikirja struktureerimine

Teksti struktureerimise reeglid kehtivad mitte ainult paberkandjate, vaid ka e-posti korrespondentsieeskirjade kohta. Reklaamija jaoks ei ole alati mugav lugeda suurt hulka tekstsõnumeid monitori ekraanil. Selle punkti lihtsustamiseks peaksite tekstist lahkuma loogiliselt loodud väikestest lõigetest ja mitte lubama keerukaid lauseid kirjutada ärikirja kirjades. Ärkirja ühe lause optimaalne pikkus ei tohiks olla üle viisteist sõna.

Ärikirja sisu tuleb sisuliselt esitada

Lisaks ärikirja esemele peaks saaja olema huvitatud põhiteksti selgelt määratletud esimesest ja teisest lausest. Saatja ülesandeks on kirja alguses märkida probleemi või küsimuse sisuline sisu, millele ta aadressi saaja poole pöördub. Esimeses lauses tuleks märkida eesmärk, milleks ärikiri saadetakse. Proov: "Me teavitame teid sellest, et kohustused, mis tulenevad lepingust nr 45, 02.01.2017" Puistematerjalide tarnimise kohta ", lõpevad. Lepingu pikendamiseks peate esitama teise dokumentide paketi. " Tänu sellele eesmärgile on saajal võimalus siseneda ärikirja peamisele ideele. Kui kirja tekst on liiga suur, on parem kasutada objekti manustefunktsiooni manusena tekstidokumendi kujul, kuid tekstiväljal tuleb jätta kaasasolev essee, mis sümboliseerib ärikirja. Näide: "Me saadame Teile elektroonilisel kujul kirja firma Makstroy LLCilt teie viide. Palume teil teavitada oma otsusest 02.01.2017. Aasta lepingu nr 45 "Puistematerjalide tarnimise kohta" pikendamise kohta kirjas märgitud ajaks. "

Iga ettevõtte e-posti aadressile tuleb vastata

Ärilises kirjas on negatiivsed näited, kui saaja ignoreerib ärikirja mis tahes põhjusel. Mõnikord võib tõepoolest olla juhtumeid, kus teatud olukordade tõttu ei saa vastust anda, näiteks võib probleemi lahendamise aeg võtta mitu päeva või adressaat mõtleb ja ei saa kohe vastata esitatud küsimusele. Sellisel juhul peaks selle kohta olema lühike märkus, näiteks "Tere, Peter Ivanovitš. Ma sain teie kirja, kuid siiani on mul raske seda vastata, kuna pean minema kõrgema juhtkonnaga. Annan probleemi meie ettevõtte tegevjuhtile teie probleemi kohta ja annan nädala lõpuks ametliku vastuse. Lugupidamisega müügijuht Belov Ivan Gennadievich. "

Tasub meeles pidada, et kui vastust ei antud kolme tööpäeva jooksul, siis võib ärikirja saaja vaikimist hinnata kui eirata ja keeldub suhelda saatjaga.

Vastuste kirjade koostamisel tuleb vastata kõikidele küsimustele

Kui adressaadile saadetud kiri kannab küsimärgi, siis kirja koostamisel on vaja vastuseid küsimustele esitada ärikirja laekunud tekstis. Kui küsitakse küsimusi, loodab saatja saada neile konkreetseid vastuseid. Kirja koostamisel ei tohiks vastuseid nummerdada, tuleb lihtsalt seda ideed esitada. Et vastata kõigile esitatud küsimustele, peate kõigepealt lugema saadud ärikirja mitu korda ja kui on liiga palju küsimusi, on parem kirjutada neid eraldi passi vältimiseks. Kui mõnda esitatud küsimust ei ole võimalik vastata, siis tasub märkida, et hetkel ei saa mingil põhjusel vastust anda.

Ärge kuritarvitage lühendeid, emotsionaalset kujundust ja suurtähti

Ärilises kirjas on negatiivsed näited, kui saatjad seda lahjendavad, kasutades mitteametlikke märke naeratuse kujul. Nende rakendus on suhtlusvõrkudes suhtlemisel populaarne, kuid ärikirjavahetuse reeglid ei soostu selliseid emotsionaalseid ilminguid, sest abisaaja ei pruugi teada nende tõelist tähendust ja võtab neid arusaamatuks kirjavahemärkide hulgaks.

Samuti on vaja keelduda teksti sisestamisest suurtähtedega. Internetis nimetatakse suurte tähtedega kirjutatud sõnad "karjuvad laused" ja sagedamini on sellised laused negatiivse värvusega. Abisaaja võib elektroonilise ärikirja lugemisel seda fonti negatiivselt lugeda, mis mõjutab tähenduse tajumist kahjulikult. Juhul, kui on vaja rõhutada ärikirjas mis tahes hetke olulisust, on parem kasutada sissejuhatavaid väljendeid, näiteks "Pange tähele, et peate esitama lepingu pikendamiseks dokumentide paketti hiljemalt 2013. aasta 10. veebruariks" või "Pange tähele, et dokumendid Lepingu pikendamiseks tuleb esitada kuni 10.02.2017. "

Salajast teavet ei ole vaja saata e-postiga

Isikliku või konfidentsiaalse teabe edastamiseks on parem loobuda e-posti kastidest, kuna sissetungijad võivad oma rendi otstarbel kasutada. Selline teave võib sisaldada: telefoninumbreid, pangakaartide paroole, isiklikke pangakontosid jne. Oluline on meeles pidada, et teave salvestatakse postisaadetiserverisse ja häkkimise korral võib seda varastada.

Kirja lõpus peab olema saatja allkiri

Nagu varem mainitud, peab iga saadetud kiri sisaldama kindlat allkirja. Sageli sisestavad postkastide arendajad allkirjaploki funktsiooni, kuhu saate oma andmed postitusele, nimele ja kontakttelefoninumbrile sisestada. Seejärel kuvatakse see plokk automaatselt iga kirja lõpus, mis lihtsustab sisestamist. Tähtis on allkiri õigesti koostada, nii et saaja saaks kirjaga vastamisel saatjale korrektselt vastata. Allkirja näide võib olla selline: "Lugupidamisega Müügijuht Nikolai Petrov, +79810000000".

Järelduste koostamisel võib märkida, et selleks, et mõista, kuidas äri kirjavahetust läbi viia e-posti teel, ei pea te täiendavaid ja keerukaid elemente õppima. Ainult tuleb järgida etiketi põhieeskirju ja järgida vene keele standardeid.